“Quasi sempre, un progetto che fallisce è un progetto che non sarebbe dovuto nascere.”
È vero che è impossibile prevedere il futuro, tuttavia possiamo utilizzare gli strumenti che servono a scoprire se un progetto è destinato a funzionare o meno. Il project charter rientra tra questi strumenti rivelatori ed è molto più di un semplice documento: è la base concreta del tuo progetto. Come puoi immaginare, una base solida determina il successo di qualsiasi impresa, mentre una incerta dovrebbe farti riflettere sulla fattibilità di ciò che hai in mente. E poiché si parte sempre dalle basi, il project charter deve essere redatto prima di iniziare l’esecuzione dell’impianto a energia rinnovabile.
Attraverso questo documento, redatto dal Project Manager, ogni figura coinvolta nel progetto può comprenderne l’intera gestione. Il file di progetto, infatti, fornisce una visione chiara di obiettivi, aspettative, ambito, allocazione risorse, budget e dei dettagli riguardanti ogni fase di lavorazione.
Il tempo speso ad approfondire gli elementi che compongono il project charter, corrisponde a un’ingente quantità di risorse risparmiate in futuro, sia in termini economici che temporali. Costruire qualsiasi impianto di produzione di energia rinnovabile con un project charter in mano, significa migliorare la comunicazione tra le parti interessate, definire le risorse da assegnare alla realizzazione, identificare eventuali rischi, possibili soluzioni e fornire un documento di riferimento utile a risolvere eventuali ambiguità e a evitare dimenticanze.
A cosa serve il project charter e perché è importante
“Ogni fase preliminare alla realizzazione di un progetto è fondamentale per risparmiare risorse di varia natura, ridurre i tempi di lavorazione e ottenere un risultato di qualità.”
Stabilire formalmente l’esistenza di un progetto e fornire al Project Manager l’autorità di allocare le risorse aziendali alle attività necessarie a realizzarlo, è un passaggio preliminare a qualsiasi fase di esecuzione. Attraverso il project charter, creato all’inizio del ciclo di vita del progetto, si possono svolgere queste e altre funzioni come:
- definizione di obiettivi specifici, risultati attesi e scopi del progetto
- descrizione dei confini del progetto attraverso l’indicazione di ciò che è incluso ed escluso
- individuazione delle risorse necessarie, per esempio il budget, il personale, le attrezzature e le tecnologie
- riconoscimento degli stakeholder ovvero membri del team, clienti, fornitori e altri soggetti che possono influenzare il progetto o esserne influenzati
- definizione dell’autorità del Project Manager sulle decisioni relative alla gestione del progetto;
- identificazione di potenziali rischi e soluzioni
- schedulazione delle scadenze del piano di progetto
- descrizione dell’approccio e delle metodologie utilizzate per guidare le opere e realizzarle
Dopo aver compilato accuratamente il project charter, tutte le figure interessate possono comprendere con chiarezza il progetto, i suoi obiettivi e i traguardi da raggiungere entro date predefinite, nel rispetto di un budget altrettanto chiaro e attraverso l’impiego di risorse di cui tutti sono a conoscenza. Questo strumento si rivela particolarmente utile qualora sorgano dubbi in fase di esecuzione dell’impianto, poiché serve come guida per fare luce su eventuali lati oscuri durante la realizzazione.
Cosa contiene un project charter
“Perché procedere come una macchinetta, senza porsi delle domande? È sempre meglio capire l’importanza delle nostre più piccole azioni e le conseguenze che possono avere.”
Prima di procedere alla compilazione di un project charter, è necessario comprendere le varie sezioni che lo compongono. Nel documento devono comparire le informazioni generali di base del progetto, quindi i dati aziendali, il nome del Project Manager, i componenti del team e le principali figure interessate. In particolare, nella definizione del team, vanno elencati tutti i membri che partecipano alla realizzazione dell’impianto, corredati dal ruolo rivestito e dalle responsabilità di ciascuno.
Successivamente è importante definire e riportare gli obiettivi – ovvero i benefici di alto livello che si intendono generare – e i traguardi, ossia le tappe fondamentali da raggiungere per completare le opere.
All’interno del documento, inoltre, si trovano:
Business case
La Business case mostra come l’azienda desidera trarre vantaggio dal progetto e il potenziale ritorno sull’investimento. Si tratta di una parte fondamentale del documento, particolarmente appetitosa per eventuali nuovi investitori, qualora fosse necessario attirarne.
Descrizione dettagliata dell’ambito del progetto
Questa parte del documento mostra i principali risultati attesi e le tappe fondamentali previste.
Timeline
Passaggio in cui si definisce o si stima il programma, per offrire a tutti un’idea generale delle fasi e delle tempistiche.
Previsione dei rischi del progetto
Ogni progetto esecutivo presenta dei rischi, l’importante è prepararsi ad affrontarli e sapere come superarli. Questa sezione deve contenere quindi sia la loro identificazione, che le soluzioni proposte per evitarli o risolverli, indicando le figure responsabili.
Infine, nel project charter devono essere spiegati i criteri utilizzati per stabilire il successo o meno dell’impianto. Può trattarsi di indicatori chiave di prestazione, KPI o altro ancora, in base alla natura del progetto.
Consigli per la compilazione del project charter
“Un impianto di successo è il risultato di un lavoro di squadra e di una buona gestione.”
Durante la raccolta delle informazioni necessarie a compilare il file di progetto, potresti accorgerti di aver bisogno di una mano: chiedi aiuto ai professionisti coinvolti. Il Project Manager si fa carico di molte attività e, se è vero che compilare questo documento è compito suo, è altrettanto vero che per farlo correttamente è necessario reperire tutte le informazioni dalle parti interessate.
Un consiglio che ci sentiamo di darti è ricordare sempre a chi ti rivolgi e lo scopo del project charter. Alcuni professionisti tendono a essere molto descrittivi e verbosi, pensando così di tutelarsi. È vero il contrario, invece: la sintesi è la migliore amica del project charter (e del Project Manager). Infatti, investitori e membri del team non hanno tempo né voglia di leggere pagine e pagine di parole. Mantenere il charter conciso ed evitare dettagli non necessari, garantisce una maggiore attenzione del lettore e una più facile comprensione del testo. Più nello specifico, ogni sezione dovrebbe contenere poche frasi.
Infine, una volta finalizzato un documento di progetto efficace, conservalo e riutilizzalo per i progetti futuri, per velocizzare i processi e avere la certezza di inserire tutte le informazioni necessarie. All’inizio della tua carriera potresti mettere mano alla sua struttura più volte, finché avrai trovato quella più funzionale per te e per tutto il team di lavoro.
E se desideri scoprire come in Brain Doing compiliamo il file di progetto, siamo qui per darti una mano.
